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POLITIQUE DU BEC

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Politique organisationnelle en matière de conflits d'intérêts et amp; Formulaire de divulgation

Révision 1.0

Politique

Des conflits d’intérêts peuvent survenir au niveau organisationnel. Le gouvernement américain, en particulier, a des règles strictes concernant l'attribution et l'exécution de contrats fédéraux par des entrepreneurs qui ont, ou semblent avoir, un conflit d'intérêts organisationnel (OCI).

 

« Conflit d'intérêts organisationnel » est un terme utilisé pour indiquer qu'en raison de ses activités, relations ou contrats, une organisation :

1.  Peut être incapable (ou potentiellement incapable) de fournir une assistance ou des conseils impartiaux au gouvernement ;

2.  Peut être incapable d'exécuter le travail contractuel de manière objective ; ou

3.  Dispose d'un avantage concurrentiel injuste parce que, par exemple, il a eu accès à des informations concurrentielles ou est en mesure de se favoriser d'une autre manière.

 

La politique d'IDEAS-TEK est de procéder à des évaluations proactives de la présence de tout conflit d'intérêt organisationnel potentiel - réel ou perçu - dans les relations commerciales avec le gouvernement.

 

Le but de cette politique est de protéger l’intégrité d’IDEAS-TEK et de son processus contractuel. Les règles relatives aux OCI ne sont pas toujours prescriptives et il faut faire preuve de jugement. L’aspect le plus important est d’identifier les problèmes potentiels d’OCI dès que possible dans le processus de passation des marchés publics. Plus on l’identifie tôt, plus il est probable

Procédures

Avant d'entreprendre une proposition gouvernementale ou de sous-traiter, tous les enquêteurs proposés doivent remplir le formulaire de divulgation des conflits d'intérêts (inclus dans la dernière section ci-dessous). Ici, l'enquêteur affirmera s'il existe ou non un conflit d'intérêts connu qui pourrait survenir lors de l'attribution de ce contrat en ce qui concerne les trois points énumérés ci-dessus dans la section Politique. Ce formulaire sera soumis pour examen à un comité COI nommé, qui fera une recommandation quant à savoir si l'enquêteur doit ou non être approuvé pour être inclus dans la proposition.

Enquêteur désigne le chercheur principal, le co-chercheur principal et toute autre personne (y compris le personnel, les sous-traitants ou les consultants) qui est responsable de la conception, de la conduite ou du rapport d'un contrat. Toute personne responsable d'une tâche susceptible d'avoir un effet significatif sur la conception, la conduite ou le rapport de la recherche est considérée comme un enquêteur, même si cette personne n'a pas la responsabilité exclusive ou principale de la tâche ou de la recherche.

Voici quelques exemples courants de conflits d'intérêts potentiels :

  • Accéder à des informations non publiques grâce à l'exécution d'un contrat fédéral qui donne à IDEAS-TEK un avantage concurrentiel par rapport aux autres ;

  • Évaluer ou évaluer la performance des produits/services de tiers au sein de la même organisation ou d'une entreprise avec laquelle IDEAS-TEK conclut activement un contrat ;

  • Participer à la préparation ou à la rédaction de spécifications ou d'énoncés de travail qui sont utilisés dans le cadre d'une opportunité de financement ;

  • Offrir ou accepter des gratifications ou des faveurs spéciales de la part d'entités avec lesquelles IDEAS-TEK fait ou peut faire affaire ;

  • Négocier ou influencer la négociation de contrats entre IDEAS-TEK et toute entité extérieure dans laquelle l'enquêteur a une relation antérieure ou actuelle de conseil, d'équité ou fiduciaire.

Plans d'atténuation

Lorsque des conflits organisationnels potentiels surviennent, un plan d’atténuation soigneusement élaboré peut permettre d’éliminer la présence ou l’apparence d’irrégularités. Les éléments courants d'un plan d'atténuation pourraient inclure des procédures telles que la conclusion d'accords de non-divulgation, le contrôle de l'accès aux informations sensibles, l'établissement d'un programme de sensibilisation et de conformité OCI et l'établissement de plans de pare-feu. Il existe également des exigences continues pendant l'exécution du contrat qui peuvent devoir être signalées. Le processus d'examen du BEC est un examen complet du cycle de vie commençant par la préparation et la soumission de la proposition jusqu'à l'exécution et la clôture du contrat.

Formulaire de divulgation de conflit d’intérêts

Ce formulaire de conflit d'intérêts (COI) doit indiquer si le ou les enquêteurs ont un intérêt économique ou agissent en qualité de dirigeant ou d'administrateur de toute entité externe dont les intérêts financiers semblent raisonnablement être affectés par l'attribution d'un contrat. ou sous-traiter. Le ou les enquêteurs doivent également divulguer toute affiliation personnelle, professionnelle ou bénévole susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts réel ou apparent. Les réglementations et directives pertinentes établies au niveau fédéral et organisationnel en matière de conflits financiers doivent être respectées. Les personnes en conflit d'intérêts doivent divulguer la nature du conflit d'intérêts et soit fournir un plan d'atténuation pour éviter l'influence du conflit d'intérêts, soit se retirer de la proposition.

 

Chercheur principal : ______________________ Sujet/Proposition/RFP#________________________

 

Organisme de financement :___________________________ Maître d’œuvre : __________________________

 

Titre de la DDP : __________________________________________________________________________________________

 

Veuillez décrire ci-dessous toute relation, transaction, poste que vous occupez (bénévole ou autre) ou circonstance qui, selon vous, pourrait contribuer à un conflit d'intérêts pour cette proposition :

 

___ Je n'ai aucun conflit d'intérêts à signaler.

 

___ J'ai le(s) conflit(s) d'intérêts suivant à signaler (veuillez joindre des pages supplémentaires si nécessaire et un plan d'atténuation approprié le cas échéant) :__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Je certifie par la présente que les informations présentées ci-dessus et toutes les pièces jointes qui les accompagnent sont véridiques et complètes au meilleur de ma connaissance.

 

Signature de l'enquêteur :______________________________ Date : ___________________________

 

Le Comité exécutif par la présente ___approuve / ___ approuve avec atténuation / ___refuse l'inclusion de l'enquêteur dans la proposition référencée ci-dessus.

 

Signature du représentant du comité CIO___________________________ Date : ______________________

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